Perché investire in un Digital Asset Management (DAM).

Se lavorate nel marketing più di una volta avrete affrontato questo argomento, forse ne avete già provati di diversi, senza trovare quello che sposa in pieno le vostre esigenze. La scelta non è semplice perché coinvolge più dipartimenti.

Coinvolge il marketing, e in genere è proprio da qui che parte la richiesta per un sistema di gestione della comunicazione. Coinvolge il reparto informatico, soprattutto nel caso che il Digital Asset Management sia installato in azienda. Infine, essendo per sua natura un progetto organizzativo, è coinvolta tutta l’organizzazione dell’azienda, con compiti o mansioni che devono essere distribuiti fra il personale e talvolta con la creazione di nuove figure.

In cosa consiste un sistema di Digital Asset Management (DAM).

Il Digital Asset Management consiste nell'attività di archiviazione, indicizzazione, manutenzione e distribuzione degli asset digitali, dove per asset si intendono: immagini, video, audio, documenti, in altre parole, tutto quello che può essere digitalizzato. Un asset digitale ha un proprio ciclo di vita che si può suddividere in: creazione, valutazione, utilizzo, archiviazione. Il suo utilizzo può creare valore aggiunto per l'organizzazione che lo possiede, per questo, l’importanza del DAM è maggiore quanto più sono gli asset presenti in azienda.

Alla base di questo sistema c’è un’architettura hardware e software dedicata. Dopo un’attenta analisi, in cui si stabiliscono i ruoli delle persone coinvolte, le procedure che regolano le operazioni di gestione e distribuzione degli asset, si può scegliere tra due modalità:

• installazione in sede: il software viene acquistato e installato sui server del cliente. Questa scelta consente di mantenere il controllo completo sul proprio archivio digitale. È una scelta con maggiori costi di set-up e si deve disporre di un reparto IT in grado di gestire gli aspetti sistemistici e di sicurezza. 
• SaaS: l'architettura hardware e software viene fornita da chi ha sviluppato il software e per questo non necessita di installazione su un server e di un reparto IT all’interno dell’azienda. È una scelta che prevede minori costi di set-up ma maggiori costi di gestione.

Ma a cosa serve un Digital Asset Management (DAM) in azienda?

Il Digital Asset Management permette di organizzare il proprio archivio digitale e di utilizzarlo con maggiore efficienza per tutto il suo ciclo di vita. Oltre che per la gestione e la consultazione interna, un sistema di Digital Asset Management è indispensabile per trasferire qualsiasi tipo di asset a clienti, fornitori, collaboratori e altre figure esterne all'azienda.

Quali sono le principali funzionalità di un Digital Asset Management?

• archiviazione: i file sono conservati in un unico database nella massima qualità disponibile e protetti con sistemi di back-up e disaster recovery. L’utente sceglie in che formato scaricarlo in base all’utilizzo che ne deve fare;
• indicizzazione: i file sono associati a metadata (categorie, dati tecnici, parole chiave, attributi) che ne ottimizzano la ricerca;
• gestione: l'organizzazione dei file nel database è oggetto di aggiornamento e manutenzione. Gli utenti vi accedono con privilegi diversi, a seconda della propria mansione. Possono essere implementati dei workflow con l’invio automatico di messaggistica, validazioni, scambio di informazioni interno.
• distribuzione: i file possono essere ricercati, organizzati, inviati e condivisi, sia all’interno che all’esterno all'interno tramite protocolli web;
• analisi: è possibile monitorare l’accesso, l’uso dei file e il comportamento degli utenti.

Un' azienda può restare senza Digital Asset Management?

Il volume dei contenuti digitali continua a crescere e, secondo alcune ricerche, oltre il 30% dei contenuti che una persona gestisce durante la giornata di lavoro è composto da asset multimediali. In assenza di un sistema di gestione le problematiche sono ben note:

• costo del personale che deve recuperare un file cercandolo tra server, PC, chiavette, cd-rom. La ricerca è dispendiosa anche perché il file non è indicizzato come può esserlo in un DAM;
• costo di duplicazione: i file spesso sono duplicati e copiati più volte, con conseguente spreco di tempo e spazio di memoria;
• costo per la perdita: l'assenza di un DAM rende costante il pericolo di smarrire i file per guasti tecnici, disattenzione, mancanza di organizzazione;
• costi legali: le immagini acquistate hanno dei periodi limitati di utilizzo. Talvolta, mancando l’informazione condivisa, viene usata anche a tempo scaduto;
• costi di invio: spedire i file tramite supporti, oltre ad avere un costo di spedizione, comporta le spese di ricerca dei file e del supporto stesso, oltre al tempo impiegato.

Per concludere

L’adozione di un Digital Asset Management è una scelta sempre più necessaria. Quasi sempre si tratta di un progetto personalizzato, tagliato su misura dell’azienda, possibilmente capace di interagire con il sistema di produzione di cataloghi e listini, quindi capace di sostituire le immagini o le schede prodotto in automatico.
Un vero Digital Asset Management non deve essere un sistema chiuso ma una soluzione capace di dialogare ed espandersi, crescere insieme all’azienda.